Автоматизация бизнеса: Веб‑студия
Представляемый программный комплекс предназначен для российских компаний, специализирующихся на услугах по долгосрочной технической поддержке интернет-проектов. Система охватывает большинство бизнес-процессов внутри компании, в результате чего взаимодействие между клиентом, сотрудниками клиента И директором, бухгалтером, менеджерами, программистами, верстальщиками и дизайнерами веб-студии происходит организованно и систематизировано. И от того продуктивно.
Вообще-то, при определенной доли удачливости, система позволяет выключить из состава организации веб-студии всех действующих лиц, кроме программистов-верстальщиков и дизайнеров: все остальное происходит само.
Внимание! Ниже написано много слов. Если хотите, пролистайте вниз - там картинки.
Зачем автоматизация нужна клиентам студии?
Многие владельцы успешных сайтов сталкиваются с проблемой долгосрочной поддержки своих ресурсов. Как правило, клиент и подрядчик сносно справляются с тем, чтобы разработать, сдать и запустить красивый сайт или сервис, а вот с его дальнейшим развитием возникают проблемы. Почему?
Вот что обычно нужно клиентам от техподдержки их сайта:
- сайт должен работать;
- сайт должен работать нормально: скорость ответа не должна падать, верстка - ломаться, страницы и фотографии - теряться;
- ответственный за наполнение сайта сотрудник должен иметь возможность задавать вопросы по функционалу в случае чего;
- SEO-специалист и SMM-специалисты должны иметь возможность запрашивать модификации кода сайта под свои нужды;
- часто необходимо развивать существующий и разрабатывать новый функционал;
- периодически нужно производить сложные операции, вроде автоматического обновления базы данных из внешних источников;
- документы по работе с подрядчиком должны быть в порядке, финансовые взаиморасчеты - прозрачными и предсказуемыми.
Плохой Жизненный пример, как это не должно, но зачастую происходит по факту
- сайт полностью ломается в самый неподходящий момент: забыли продлить домен, SSL-сертификат или DNS-хостинг;
- сайт начинает тормозить, верстка Главной ломается: SMM-щик поставил сторонний плагин для загрузки фото из Facebook'a, но не подумал подключить асинхронную загрузку кода;
- ответственный за наполнение сайта сотрудник уволился. И сисадмин тоже. Нанятые новые сотрудники ничего не знают про работу сайта, и на их обучение уходит месяц;
- SEO и SMM-специалисты выставляют противоречивые требования к модификациям функционала сайта. Разработчик устал с ними спорить и слепо реализует всё, что приводит к непредсказуемым последствиям;
- после открытия сайта в связи с его ростом и изменением Интернета требования к нему несколько раз менялись, документация отсутствует, что превращает дальнейшее развитие сайта в боль;
- обновление базы данных нужно было сделать к выходным. Ответственный сотрудник вспомнил и отправил задачу в работу в пятницу вечером. И, впопыхах, забыл сообщить пароль к архиву с исходными данными. Это фиаско!
Как видно, перечисленные выше популярные проблемы связаны в первую очередь с коммуникациями и человеческим фактором. Наша автоматизированная система взаимодействия заказчика и исполнителя выстроена так, что вероятность возникновения подобных проблем сводится к минимуму посредством технических средств.
Зачем автоматизация нужна самой студии?
В основном, чтобы сформировать ясный и наиболее практичный путь взаимодействия с клиентом, заставить его систематизировать постановку задач и, как следствие, обеспечить поддерживаемому проекту долгую и безоблачную жизнь.
Заодно автоматизация позволит:
- контролировать своевременность оплаты услуг клиентами;
- контролировать описанный выше хаос клиентских запросов, даже если у вас много клиентов с большим числом сотрудников и активно развивающимся сайтом;
- выкинуть из команды самое слабое звено - менеджера, зачастую лишь увеличивающего "испорченность телефона" при коммуникациях с заказчиком;
- выкинуть из команды бухгалтера (опционально);
- автоматически рассчитывать стоимость услуг для клиентов, а также зарплаты сотрудников;
- выставлять счета и вести документооборот компании;
- не только оказывать техподдержку, но и разрабатывать целые сайты и развивать собственные проекты в пространстве тикетной системы.
Как работает автоматизиация веб-студии в двух словах
- система следит за всеми услугами, связанными с работой сайта. Даже если у клиента десять разных аккаунтов для разных юр.лиц и тридцать услуг;
- все запросы от всех специалистов клиента обрабатываются посредством единой тикетной системы;
- все запросы запросы попадают напрямую к программистам-исполнителям, минуя менеджера;
- по мере отправки запросов, внутри тикетной системы автоматически фиксируется вся история работ по сайту, своеобразная динамическая документация;
- все участники процесса видят, что, когда, кем и почему запрашивалось. Если возникают конфликтующие запросы, они разрешаются заблаговременно;
- запрос к можно отправить прямо с обслуживаемого сайта без дополнительной авторизации, быстро и удобно, или через мобильное приложение;
- запросы выполняются в соответствии с Регламентом, что дополнительно дисциплинирует сотрудников клиента и заставляет их сначала подумать, а потом отправить запрос;
- финансовый отчет генерируется полностью автоматически. Директор и/или бухгалтер имеют оперативный доступ как к прозрачной статистике взаиморасчетов, так и к формальным документам (Счета, Акты).
Подробнее и с картинками
Выше было много слов, а теперь - кликабельные картинки!
Работа через Тикетную Систему с точки зрения Клиента
Биллинг с точки зрения Клиентов
Работа Тикетной Системы с точки зрения директора веб-студии
Биллинг с точки зрения директора веб-студии
Сухой остаток
Система позволяет автоматизировать, контролировать и учитывать:
- обращение клиентов в Тикетную Систему прямо с их сайта или через мобильное приложение;
- весь процесс обработки запросов (тикетов): от постановки задачи до реализации;
- учет трудозатрат по тикету, добавление скидок;
- сохранение истории обращений по домену, проекту;
- поиск по Тикетам;
- вывод всех Тикетов и внутренних Задач с фильтрацией по ответственному сотруднику;
- расчет зарплат Сотрудников;
- расчет затрат для Клиентов;
- Документооборот: выставление, хранение и учет Счетов, Актов, Договоров, вывод в PDF с печатью и подписью;
- Взаиморасчеты с Клиентами, связаннные со списаниями за тикеты;
- общую статистику по всем клиентам, с автоматизированным выставлением счетов и отправкой писем;
- Личный кабинет Клиента со срезом всех документов, касающихся финансового взаимодействия;
- email-оповещения обо всех событиях системы;
- учет Регулярных Трат: хостинг, домены, SSL-сертификаты, DNS-хостинг - все это контролируется в одном месте, сколько бы учетных записей и юридических лиц у клиентов не было;
- Статистику по прибыли: сколько всего денег приносит тот или иной клиент.
Реализация - связка NetCat и osTicket.
Как заказать такую же?
Система существует в виде единственной рабочей версии, используемой нами самими в данный момент. Коробочное решение не предусмотрено. Копию системы можно приобрести в виде внедряемого решения по одному из следующих сценариев или их комбинации:
- Интеграция "как есть" | от 200 тыс. руб. | 2 недели. Развертывание точного клона системы "как есть" в ее текущем виде на ваших ресурсах, предоставление документации в текущем ее виде, без отчуждения авторских прав, без мобильного приложения;
- возможны доработки системы под специфику вашего бизнеса за дополнительную плату, размер которой обсуждается индивидуально;
- возможна дальнейшая техническая поддержка на общих условиях и постепенное развитие системы в соответствии с вашими задачами;
- передача исходного кода мобильного приложения "как есть": + 30 тыс. руб., адаптация и публикация под вашим брендом +50 тыс.
- Предоставление строгого ТЗ | 120 тыс. руб. | 1 месяц. Детальное описание бизнес-логики + структура полей + скриншоты. Это ТЗ на данный момент не существует, поэтому его создание займет время.
- отчуждение авторских прав с отказом от дальнейшего распространения: +381 тыс. руб.
Чтобы начать диалог, вы можете запросить бесплатную online-презентацию через Skype. Свяжитесь с нами по email (обязательно сообщите ИНН и сайт вашей организации), чтобы согласовать дату и время презентации. В течение 20-40 минут наш директор в реальном времени покажет вам, как работает система и ответит на вопросы.
